Purchase Order: Pengertian, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya

Ketika sebuah bisnis mulai berkembang, jumlah pembelian barang dari supplier biasanya ikut meningkat. Pada tahap ini, komunikasi melalui pesan singkat atau telepon saja sudah tidak lagi cukup. Kesalahan jumlah barang, harga yang berbeda, hingga barang yang tidak sesuai pesanan mulai sering terjadi.

Banyak pemilik usaha menganggap proses pembelian hanya sebatas "memesan barang". Padahal, di balik proses tersebut terdapat alur administrasi yang sangat penting agar seluruh transaksi pembelian dapat terdokumentasi dengan baik.

Di sinilah Purchase Order atau PO memiliki peran penting. Purchase Order membantu bisnis memastikan bahwa setiap pembelian barang memiliki dokumen yang jelas, dapat dilacak, dan disetujui sebelum barang dikirim oleh supplier.

Baik bisnis retail, toko bangunan, toko sembako, distributor, maupun UMKM, penggunaan Purchase Order dapat membantu mengurangi kesalahan pembelian sekaligus membuat proses operasional menjadi lebih profesional.

Apa Itu Purchase Order?

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli kepada supplier sebagai permintaan pembelian barang atau jasa. Di dalam Purchase Order biasanya terdapat informasi seperti:

Nomor PO
Nama supplier
Tanggal pemesanan
Daftar produk
Jumlah barang
Harga
Total pembelian
Jadwal pengiriman
Catatan tambahan

Setelah Purchase Order dikirim dan disetujui supplier, dokumen tersebut menjadi acuan bagi kedua belah pihak selama proses pengiriman barang berlangsung. Dengan adanya Purchase Order, baik pembeli maupun supplier memiliki referensi yang sama sehingga risiko kesalahan dapat dikurangi.

Mengapa Purchase Order Penting?

Masih banyak bisnis yang memesan barang hanya melalui chat WhatsApp atau telepon. Cara tersebut memang terlihat praktis, tetapi sering menimbulkan masalah ketika jumlah produk mulai banyak. Misalnya:

Supplier mengirim jumlah yang berbeda
Harga berubah tanpa diketahui
Barang yang datang tidak sesuai pesanan
Sulit mencari riwayat pembelian
Tidak ada bukti pemesanan

Ketika hal-hal tersebut terjadi, proses klarifikasi menjadi lebih sulit karena tidak ada dokumen resmi yang dapat dijadikan acuan. Purchase Order membantu menghindari kondisi tersebut.

Manfaat Menggunakan Purchase Order

1. Mengurangi Kesalahan Pemesanan
Seluruh produk, jumlah, dan harga tercatat secara jelas. Supplier dapat melihat dengan tepat barang apa saja yang harus dikirim. Hal ini membantu mengurangi kesalahan pengiriman maupun kesalahan jumlah barang.

2. Mempermudah Komunikasi dengan Supplier
Ketika seluruh informasi tertulis dalam Purchase Order, komunikasi menjadi lebih sederhana. Tidak perlu lagi mencari percakapan lama hanya untuk memastikan jumlah barang yang dipesan.

3. Memiliki Riwayat Pembelian
Purchase Order membantu bisnis menyimpan seluruh histori pembelian. Riwayat ini dapat digunakan untuk melihat frekuensi pembelian, membandingkan harga supplier, mengevaluasi pemasok, dan menghitung kebutuhan stok.

4. Mempermudah Audit
Ketika dilakukan audit, Purchase Order menjadi salah satu dokumen penting yang menunjukkan asal-usul barang yang masuk ke perusahaan. Dokumen ini juga memudahkan proses pencocokan dengan invoice maupun penerimaan barang.

5. Membantu Perencanaan Persediaan
Dengan mengetahui riwayat pembelian, bisnis dapat memperkirakan kapan harus melakukan pemesanan kembali. Hal ini membantu mengurangi risiko kehabisan stok maupun pembelian yang berlebihan.

Alur Purchase Order

Secara umum, proses Purchase Order terdiri dari beberapa tahapan:

Mengecek Persediaan — Pemilik usaha atau bagian gudang melihat stok barang. Jika stok mulai menipis, maka dibuat permintaan pembelian.
Membuat Purchase Order — Daftar produk yang dibutuhkan dimasukkan ke dalam Purchase Order.
Purchase Order Dikirim ke Supplier — Supplier menerima dokumen tersebut sebagai dasar pengiriman barang.
Supplier Menyiapkan Barang — Barang dipersiapkan sesuai Purchase Order.
Barang Diterima — Saat barang datang, jumlah barang diperiksa.
Inventory Bertambah — Barang yang diterima masuk ke inventory dan stok bertambah.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Beberapa kesalahan yang sering dialami bisnis ketika belum menggunakan Purchase Order antara lain:

Lupa Memesan Barang
Karena tidak ada pencatatan, barang yang seharusnya dipesan justru terlupakan. Akibatnya stok habis saat pelanggan datang.

Memesan Barang Dua Kali
Komunikasi yang tidak terdokumentasi sering menyebabkan pembelian ganda. Akibatnya stok menjadi berlebihan.

Salah Jumlah
Supplier mengirim 90 unit, padahal yang diminta 100 unit. Tanpa Purchase Order, proses komplain menjadi lebih sulit.

Harga Berubah
Ketika harga berubah, Purchase Order dapat digunakan sebagai referensi harga yang telah disepakati.

Purchase Order Lebih Mudah dengan STOQ

STOQ membantu seluruh proses pembelian barang menjadi lebih terstruktur. Purchase Order dapat dibuat langsung dari sistem tanpa harus membuat dokumen secara manual.

Seluruh data supplier, daftar produk, jumlah barang, serta riwayat pembelian tersimpan dalam satu dashboard sehingga lebih mudah dipantau. Ketika barang datang, proses penerimaan barang dapat langsung dikaitkan dengan Purchase Order yang sebelumnya telah dibuat. Dengan demikian data inventory akan selalu sesuai dengan proses pembelian yang terjadi.

Terintegrasi dengan Supplier

Selain Purchase Order, STOQ juga membantu mengelola data supplier. Anda dapat menyimpan informasi pemasok sehingga proses pembelian berikutnya menjadi lebih cepat. Riwayat transaksi setiap supplier juga dapat dilihat kembali sehingga memudahkan evaluasi.

Terhubung dengan Inventory

Keunggulan STOQ bukan hanya membuat Purchase Order. Seluruh proses bisnis saling terhubung. Purchase Order yang telah selesai diproses akan memengaruhi inventory ketika barang diterima. Dengan demikian tidak perlu lagi melakukan input stok dua kali — semua proses berjalan lebih efisien.

Terhubung dengan Stock Opname

Purchase Order yang tercatat dengan baik akan membantu menjaga akurasi persediaan. Ketika dilakukan stock opname, riwayat pembelian menjadi salah satu referensi untuk mengetahui asal-usul stok yang ada di gudang. Hal ini mempermudah proses audit apabila ditemukan selisih stok.

Cocok untuk Berbagai Jenis Usaha

STOQ dapat digunakan oleh berbagai jenis usaha seperti:

Toko sembako
Toko bangunan
Toko elektronik
Toko sparepart
Minimarket
Distributor
UMKM
Toko alat tulis
Toko perlengkapan rumah tangga

Baik memiliki satu outlet maupun beberapa cabang, proses Purchase Order tetap dapat dikelola dalam satu sistem.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa yang dimaksud Purchase Order?
Purchase Order adalah dokumen resmi yang digunakan pembeli untuk memesan barang kepada supplier.

Apa perbedaan Purchase Order dengan Invoice?
Purchase Order dibuat sebelum barang dikirim sebagai permintaan pembelian, sedangkan invoice dibuat setelah barang dikirim sebagai tagihan pembayaran.

Apakah UMKM perlu menggunakan Purchase Order?
Ya. Walaupun bisnis masih berskala kecil, Purchase Order membantu membuat proses pembelian menjadi lebih rapi dan terdokumentasi.

Apakah Purchase Order bisa digunakan untuk banyak supplier?
Bisa. STOQ membantu mengelola banyak supplier sekaligus dalam satu dashboard.

Apakah Purchase Order akan otomatis menambah stok?
Stok akan bertambah setelah barang diterima dan proses penerimaan barang selesai dilakukan. Dengan demikian data inventory tetap akurat.

Coba STOQ Gratis Selama 7 Hari

Kelola purchase order, supplier, inventory, kasir, stock opname, barcode scanner, dan multi outlet dalam satu aplikasi.

Mulai Trial Gratis Pelajari STOQ